В Bitrix24 реализован единый процесс управления производственными заказами, который объединяет работу менеджеров, производства, снабжения и цеха упаковки. В одной системе связаны заказ и его части, сроки, ответственные сотрудники, заявки на материалы, комплектующие, спецификации и производственная документация.
Вместо таблиц, чатов и ручного уточнения статусов сотрудники видят актуальное состояние каждой части заказа — от запуска в производство до готовности к отгрузке. Система автоматически обновляет этап связанной сделки, создаёт заявки на упаковку при необходимости и направляет ответственным уведомления и задачи.
- На каком этапе находится конкретный заказ?
- Какие части входят в заказ и в каком они статусе?
- Началось ли производство по заказу?
- Какие позиции уже завершены, а какие ещё находятся в работе?
- Когда заказ можно считать полностью готовым?
- Нужна ли дополнительная упаковка через отдельный цех?
- Требуется ли снабжение по конкретному заказу?
- Какие комплектующие входят в состав изделия?
- Какая спецификация используется для производства?
- Какие чертежи, инструкции и сопутствующие документы относятся к изделию?
- Кто отвечает за конкретный производственный этап?
- Когда заказ был передан в работу и когда завершён?
- Единый производственный процесс. Заказ, производство, снабжение, упаковка, комплектующие и документация связаны между собой в одной системе.
- Контроль не только заказа, но и каждой его части. Можно видеть, какие позиции уже готовы, а какие ещё находятся в производстве.
- Автоматическая синхронизация с продажами. Этап сделки меняется на основании реального состояния производства: при запуске первой части и после завершения всех частей заказа.
- Меньше ручного контроля. Менеджерам не требуется постоянно уточнять у производства, начались ли работы и когда заказ будет готов.
- Прозрачность ответственности. По каждому этапу видно, кто отвечает за выполнение и когда работа была принята или завершена.
- Связанное снабжение. Запросы на материалы создаются непосредственно из заказа и не теряют связь с исходной потребностью.
- Контроль упаковки. Передача продукции в Цех №7 фиксируется в системе и сопровождается уведомлениями, задачами и назначением исполнителя.
- Единая база комплектующих и спецификаций. Сотрудники работают с актуальными составами изделий, количеством деталей, единицами измерения и технической документацией.
- Снижение количества ошибок. Статусы, документы и данные по заказам не приходится дублировать вручную между подразделениями.
- Основа для дальнейшей автоматизации. Связанные заказы, комплектующие и спецификации позволяют в дальнейшем развивать автоматический расчёт потребностей, закупки, контроль сроков и аналитику производства.
В Bitrix24 создаётся заказ с основной информацией: номером, суммой, компанией, связанной сделкой и крайним сроком. Заказ проходит основные состояния «Новый», «Выполненный» или «Отменённый» и объединяет связанные элементы производственного процесса.
Заказ разбивается на отдельные производственные части. Каждая часть связана с основным заказом и проходит собственные этапы, поэтому сотрудники могут контролировать состояние каждой позиции.
Если хотя бы одна часть переходит в производство, связанная сделка автоматически переводится на соответствующий этап, а ответственный менеджер получает уведомление. Когда все части успешно завершены, сделка переходит на этап «Готов к отгрузке».
При необходимости сотрудник создаёт прямо из заказа связанную заявку на снабжение: указывает необходимые позиции, выбирает части заказа, отдел-инициатор и прикладывает файлы.
На этапе контроля качества сотрудник определяет, требуется ли дополнительная упаковка. Если она необходима, система создаёт связанную заявку в отдельном процессе Цеха №7. Если нет — дополнительный процесс не запускается.
После создания заявки на упаковку ответственный получает уведомление и задачу назначить сотрудника за упаковку. После назначения заявка переходит в работу, а по завершении фиксируются исполнитель и дата выполнения. При отклонении обязательно указывается причина, а инициатор получает уведомление.
В карточке заказа предусмотрен отдельный раздел для производственной документации. Сотрудники могут создавать и хранить документы по заказу, а также получать доступ к связанным договорам и счетам.
Для ведения структуры продукции используются справочники «Комплектующие» и «Спецификации». В них хранятся детали, единицы измерения, состав изделий, количество каждой позиции, чертежи, сертификаты, инструкции по сборке и техническая документация.
Перед запуском производства сотрудник открывает спецификацию и проверяет наличие необходимых комплектующих и актуальных документов. При обнаружении расхождений информация уточняется непосредственно в карточке.
Клиент размещает заказ на производство нескольких изделий. В Bitrix24 создаётся один общий заказ, внутри которого формируются отдельные части по производимым позициям.
Как только первая часть поступает в производство, менеджер автоматически получает уведомление, а связанная сделка меняет этап. Ему не требуется связываться с производством и уточнять, начались ли работы.
В процессе выясняется, что для одной позиции требуется дополнительный материал. Из карточки заказа создаётся заявка на снабжение, уже связанная с нужным заказом.
После завершения производства часть проходит контроль качества и направляется в Цех №7 на упаковку. Ответственному сотруднику ставится задача, а после выполнения инициатор получает уведомление.
Когда все части успешно завершены, система сама переводит сделку на этап «Готов к отгрузке».
В результате менеджер, производство и снабжение работают с одной актуальной информацией, а движение заказа между подразделениями не требует ручного отслеживания статусов.
Срок внедрения определяется индивидуально после согласования производственного процесса и объёма автоматизации. Для оценки сроков необходимо подготовить:
- структуру заказов и правила разделения на производственные части;
- перечень производственных этапов и условия их завершения;
- список подразделений, ответственных сотрудников и их прав доступа;
- правила синхронизации статусов частей заказа со стадиями сделок;
- порядок создания и обработки заявок на снабжение;
- условия передачи продукции в Цех №7 и порядок работы с заявками на упаковку;
- справочники комплектующих, спецификации и требования к производственной документации.
Состав запуска согласуется отдельно и может включать настройку связанных смарт-процессов заказов и их частей, снабжения и упаковки, автоматических переходов сделок, уведомлений и задач, а также справочников комплектующих, спецификаций и раздела документации.
