Модуль позволяет прямо из письма находить нужную карточку CRM и раскладывать вложения по конкретным полям. Документы быстро передаются в работу, не дублируются и не теряются.
Модуль: Умная маршрутизация документов из почты в поля CRM
Инструмент позволяет прямо из входящего письма переносить вложенные файлы в нужные карточки CRM (сделки, смарт-процессы) и сразу раскладывать их по конкретным полям.
Вместо ручного скачивания файлов на компьютер, засорения рабочего стола и долгой загрузки в систему, сотрудники в пару кликов отправляют документы в работу. При этом сразу видно, обработано письмо или нет, и куда именно ушли файлы.
Как это работает
- Поиск карточки прямо в письме: Сотрудник открывает письмо и прямо в нем через поиск находит нужную сделку, договор по номеру или названию. В поиске показываются только те карточки, к которым у сотрудника есть права доступа на редактирование.
- Раскладка по конкретным полям: Файлы не сваливаются в общую ленту. Можно выбрать точное поле для каждого документа: например, скан договора положить в поле «Договоры», счет на оплату — в «Финансы», а фотографии — в «Акты и фото».
- Привязка к разным карточкам: Если в одном письме пришли документы по разным задачам, их можно разделить. Часть файлов можно привязать к текущей сделке, а остальные вложения из этого же письма отправить в другую карточку (например, в сервисную заявку или в заказ поставщику).
- Защита от дублей: Система запоминает каждый сохраненный файл. Если коллега откроет это же письмо позже и попытается прикрепить тот же документ, система покажет, что файл уже загружен, и не даст создать копию. Диск не забивается дубликатами.
- Наглядный статус обработки: При открытии письма сразу видна понятная индикация: какие файлы уже разнесены по CRM, кто их сохранил и куда именно, с прямыми ссылками на нужные карточки. Не нужно переспрашивать коллег, забрали ли они документы в работу.
