Единая система управления выездными замерами, автоматическое распределение и мгновенные уведомления помогает отделу замеров работать с клиентами в одном информационном пространстве.
В едином разделе «Выездные замеры» хранится актуальная информация по каждому специалисту: график работы, загрузка по часам, история назначений, личные временные блоки и статусы доступности.
Вместо Excel-файлов, звонков и разрозненных данных в мессенджерах менеджеры и руководители быстро понимают, кто из замерщиков свободен, когда можно записать клиента и как равномерно распределить нагрузку.
В Битрикс24 создана единая система управления выездными замерами, которая объединяет графики работы специалистов, их занятость, назначенные выезды и историю выполненных замеров.
Менеджеры могут быстро подобрать свободного замерщика, назначить выезд, увидеть актуальную загрузку сотрудников и автоматически уведомить специалиста обо всех изменениях.
Система помогает исключить двойные записи, снизить количество ручных согласований и равномерно распределять заявки между замерщиками.
С помощью единого календаря и системы распределения заявок можно быстро получить ответы на ключевые вопросы:
- Кто из замерщиков свободен в нужное время и готов выехать к клиенту?
- Какова актуальная загрузка каждого специалиста по часам на сегодня и на неделю?
- Кто, когда и на какой адрес назначен для проведения замера?
- Учтены ли выходные дни и личное время сотрудников при планировании?
- Как автоматически распределить новые заявки между замерщиками без участия руководителя?
- Кто и когда изменил расписание?
- Все ли сотрудники получили уведомления о назначении или изменении выезда?
- Какая история замеров была у каждого специалиста за выбранный период?
- Исключение двойных записей и накладок: система блокирует время, если все замерщики заняты или находятся на выходном. Менеджеры видят только реально доступные слоты для записи клиента.
- Автоматизация распределения заявок: новые заявки каждое утро автоматически распределяются между специалистами с учётом их текущей занятости и локаций.
- Мгновенное информирование сотрудников: замерщик получает уведомление в корпоративном чате сразу после назначения, переноса или отмены выезда.
- Полная информация о выезде: в уведомлении отображаются адрес клиента, дата, время замера и ссылка на карту.
- Прозрачность загрузки и ответственности: в карточке каждого специалиста сохраняется история назначений, включая дату, время, адрес клиента и статус выполнения.
- Гибкое ручное управление: руководитель или менеджер может перераспределить заявку между сотрудниками с помощью интерфейса перетаскивания.
- Учёт личных предпочтений и занятости: сотрудники могут заранее указывать периоды частичной занятости, личные дела, обеды и другие временные ограничения.
- Снижение времени на согласование: подбор свободного времени и запись клиента занимают несколько секунд вместо длительных звонков и переписок.
- Для каждого замерщика создаётся профиль с графиком работы, выходными днями и личными временными блоками.
- Специалисту присваивается актуальный статус занятости: «Свободен», «На замере», «Перерыв» или «Выходной».
- Менеджер открывает карточку клиента и видит календарь доступных временных слотов.
- В один клик менеджер выбирает свободное время и назначает замерщика на выезд.
- При автоматическом распределении система каждое утро назначает новые заявки на основании загрузки сотрудников, их графиков и местоположения.
- После назначения или изменения выезда замерщик получает уведомление с адресом, временем и ссылкой на карту.
- Руководитель может вручную перетащить заявку на другого сотрудника в интерфейсе управления расписанием.
- После изменения система автоматически обновляет график и отправляет участникам актуальные уведомления.
Менеджер принимает звонок от клиента и сразу в карточке заявки видит, что в ближайшие два часа все замерщики заняты. Система предлагает ближайшее свободное время — после 14:00.
Менеджер бронирует доступный слот, после чего замерщик получает уведомление в корпоративном чате с адресом клиента и временем выезда.
Параллельно утром система автоматически распределяет пять новых заявок между тремя замерщиками, учитывая их текущую загрузку, графики и выходные дни.
Руководителю остаётся открыть дашборд и убедиться, что нагрузка распределена равномерно. При необходимости он перетаскивает одну заявку на другого сотрудника, после чего расписание обновляется, а замерщики получают новые данные.
Базовый контур системы управления выездными замерами можно запустить в течение 1–3 недель при наличии:
- списка сотрудников-замерщиков с их графиками работы;
- перечня ролей и прав доступа для менеджеров, руководителей и замерщиков;
- интеграции с корпоративным чатом для отправки уведомлений;
- согласованного процесса автоматического и ручного распределения заявок.
В базовый запуск входят настройка профилей специалистов, календаря занятости, статусов, правил автоматического распределения, интерфейса ручного управления, прав доступа и интеграции с уведомлениями.
