Создается единый отчет по средней численности физических лиц, привлеченных по гражданско-правовым договорам подряда, в Битрикс24. На основании данных CRM система автоматически учитывает календарные дни действия договоров, рассчитывает численность за каждый месяц и средний показатель за выбранный период, позволяя просматривать детализацию по каждому человеку.
Вместо ручного сведения договоров и пересчета дней в отдельных таблицах бухгалтерия и руководство получают прозрачные данные в одном корпоративном пространстве. Бухгалтер может проверить состав расчета, выявить незакрытые договоры, задвоения и недостающие даты, выгрузить результаты в Excel и использовать их при подготовке отчетности и контроле применимых ограничений по численности. Руководитель видит динамику привлечения персонала, оценивает сезонность и определяет ситуации, требующие дополнительной проверки договорных отношений.
- Какова средняя численность людей, привлеченных по ГПД, за каждый месяц и выбранный период?
- Сколько календарных дней действовал договор каждого человека в конкретном месяце?
- Какой вклад каждый человек вносит в общую среднюю численность?
- Какие люди и договоры включены в расчет?
- Есть ли в базе незакрытые договоры, задвоения или записи без необходимых дат?
- Как меняется численность привлеченного персонала в течение года?
- Приближается ли компания к установленным для нее ограничениям по численности?
- Кто длительное время непрерывно привлекается по ГПД и требует дополнительной проверки характера отношений?
- Можно ли выгрузить результаты расчета в Excel для проверки, хранения и дальнейшей обработки?
- Автоматический расчет численности. Система учитывает календарные дни действия договоров и избавляет бухгалтерию от ручного сведения записей и пересчета дней в Excel.
- Единая основа для подготовки отчетности. Бухгалтер получает помесячные показатели и детализацию расчета. Применимость данных к конкретной форме отчетности проверяется по требованиям к ее заполнению.
- Контроль ограничений по численности. Отчет помогает отслеживать численность подрядчиков как составляющую показателей для проверки применимых ограничений. Для итоговой оценки учитываются остальные категории работников и правила соответствующего расчета.
- Прозрачность результатов. Итоговую цифру можно проверить по конкретным людям, срокам договоров и вкладу каждого человека в показатель за месяц.
- Выявление ошибок в документах. Детализация помогает находить незакрытые договоры, задвоения и недостающие даты, которые могут влиять на корректность расчета.
- Дополнительный контроль юридических рисков. Длительное непрерывное привлечение одних и тех же людей становится заметным и может служить поводом для проверки фактического характера отношений. Сам отчет не определяет, являются ли отношения трудовыми.
- Анализ динамики и сезонности. Помесячная сводка показывает изменение численности привлеченного персонала и помогает планировать потребность в людях.
- Сопоставление с фактической работой. Сравнение отчета с данными о выходах на смены позволяет выявлять действующие договоры с людьми, которые фактически не привлекаются к работе.
- Удобная выгрузка данных. Результаты можно экспортировать в Excel для внутреннего архива, сверки и дальнейшей обработки.
Пользователь открывает отчет по средней численности ГПД в Битрикс24 и выбирает период, за который необходимо выполнить расчет.
Система анализирует смарт-договоры подряда в CRM и определяет, сколько календарных дней действия каждого договора приходится на соответствующий месяц.
Доля участия человека рассчитывается как отношение количества календарных дней действия договора в месяце к общему количеству календарных дней этого месяца. Если договор действовал все 31 день, вклад составляет 1,00 человека. Если договор действовал 15 дней из 31 — около 0,48 человека.
На основании полученных данных система формирует помесячную сводку и средний показатель за выбранный период.
В детализации пользователь просматривает поименный список людей, сроки их договоров и вклад каждого человека в численность за соответствующий месяц. Это позволяет проверить, из каких записей складывается итоговый показатель.
При проверке можно выявить договоры, требующие уточнения: например, записи без необходимых дат, задвоения или договоры, которые продолжают числиться действующими после завершения сотрудничества.
Если в исходных данных обнаружены ошибки, пользователь проверяет документы, при необходимости корректирует сведения в CRM и повторно формирует отчет.
Готовые результаты можно выгрузить в Excel для хранения, внутренней сверки и дальнейшей обработки.
Точность расчета зависит от полноты и корректности исходных данных: дат начала и окончания договоров, сведений об их прекращении и отсутствия ошибочных записей.
Перед запуском согласуются правила включения договоров, обработки пересекающихся периодов и нескольких договоров одного человека, расчета среднего показателя и округления результатов.
Бухгалтер формирует отчет за январь–октябрь. Система рассчитывает среднюю численность привлеченных по ГПД людей за каждый месяц: например, 87 человек в январе, 144 — в июне и 174 — в октябре.
Для проверки октября бухгалтер открывает детализацию. Подрядчик, чей договор действовал весь месяц, учитывается с показателем 1,00. Подрядчик с договором на 15 календарных дней из 31 — примерно с показателем 0,48. По каждой записи видны сроки договора и вклад в общую численность.
В детализации обнаруживается договор, который продолжает числиться действующим, хотя сотрудничество уже завершено. Бухгалтер проверяет документы, при необходимости корректирует исходные данные в CRM и повторно формирует отчет.
Руководитель использует ту же сводку для оценки динамики привлечения людей. Сопоставляя ее с данными о фактических выходах на смены, он определяет, соответствует ли рост численности реальному увеличению объема работ и есть ли договоры, по которым люди фактически не работают.
Если компания контролирует ограничения по численности, бухгалтер использует полученный показатель в составе соответствующего расчета, учитывая другие категории работников и применимые правила. Итоговые данные выгружаются в Excel для проверки и хранения.
Решение подойдёт компаниям, которые:
- привлекают физических лиц по гражданско-правовым договорам подряда;
- ведут договоры и сведения о подрядчиках в CRM Битрикс24;
- хотят отказаться от ручного сведения договоров и расчета численности в Excel;
- работают с большим количеством договоров и разными сроками их действия;
- хотят получать помесячную сводку с детализацией по каждому человеку;
- используют показатели численности при подготовке отчетности и проверке применимых ограничений;
- хотят анализировать сезонность, планировать привлечение людей и выявлять договоры, требующие дополнительной проверки.
По сути, решение превращает данные договоров в CRM в единый инструмент учета и анализа численности: бухгалтер получает проверяемый расчет без ручного сведения таблиц, а руководитель — понятную картину динамики привлеченного персонала для планирования и контроля.
Срок внедрения определяется после проверки структуры CRM, качества исходных данных и требований к расчету.
Для запуска необходимо согласовать:
- какие смарт-договоры и статусы включаются в отчет;
- какие поля содержат даты начала, окончания и досрочного прекращения договоров;
- как обрабатываются несколько договоров одного человека и пересекающиеся периоды;
- как рассчитывается средний показатель за выбранный период и выполняется округление;
- какие сведения отображаются в детализации и выгрузке Excel;
- кто получает доступ к отчету.
Базовый запуск включает подключение данных договоров из CRM, настройку расчета и помесячной сводки, детализацию по людям, выгрузку в Excel и проверку результатов на контрольном наборе договоров.
