Создается единая система согласований в Битрикс24. В ней хранятся актуальные данные по каждому документу и сделке: выбранный маршрут, текущий этап, участники, результаты голосования, комментарии и история принятия решений.
Вместо писем, чатов и ручного контроля сотрудники работают в одной системе и быстро понимают: какие документы находятся на согласовании, кто должен принять решение, кто уже проголосовал и какой статус получил документ — «Согласовано» или «Отклонено».
- Какие документы и сделки сейчас находятся на согласовании?
- На каком этапе согласования находится конкретный документ?
- Кто из сотрудников уже проголосовал, а кто ещё не принял решение?
- Какое решение принято по документу — согласовано или отклонено?
- Кто утверждает документ на каждом этапе согласования?
- Достаточно ли одного голоса или требуется одобрение всех участников этапа?
- Какая история голосований, решений и комментариев сохранена по документу?
- Можно ли повторно запустить согласование документа?
- Прозрачность процессов согласования. Каждый участник видит актуальный статус документа или сделки и понимает, на каком этапе находится рассмотрение.
- Ускорение принятия решений. После завершения этапа система автоматически направляет документ следующим участникам. Не нужно пересылать письма и вручную напоминать о согласовании.
- Исключение ошибок и пропусков. Маршрут согласования задаётся шаблоном, поэтому ни один этап не будет пропущен. Если требуется одобрение всех участников, система дождётся каждого голоса.
- Гибкость настройки процессов. Администратор может создавать маршруты для разных бизнес-процессов: от простых согласований с одним утверждающим до сложных многоэтапных процессов с разными типами голосования.
- Единый источник данных по согласованиям. Голоса, комментарии, решения и история действий хранятся в карточке документа. Не нужно искать информацию в переписке и разных системах.
- Контроль исполнительской дисциплины. Руководитель видит, кто уже принял решение, кто задерживает согласование и сколько времени занимает прохождение каждого этапа.
- Основа для оптимизации процессов. Анализ скорости согласований помогает выявлять узкие места и улучшать внутренние регламенты.
Администратор настраивает шаблоны маршрутов в разделе «Матрица согласований»: добавляет этапы, назначает участников и выбирает тип голосования.
Для удобства создаются роли — именованные группы сотрудников, которые можно использовать в шаблонах, например «Юристы» или «Руководители отделов».
Сотрудник запускает согласование документа или сделки, выбирает подходящий маршрут, при необходимости корректирует цепочку этапов и добавляет обязательный комментарий.
Перед запуском система проверяет, не было ли по этому документу уже создано согласование. Если процесс уже выполняется или был успешно завершён, повторный запуск блокируется.
Участники получают уведомления и голосуют непосредственно в карточке документа: одобряют его с комментарием или отклоняют с обязательным пояснением причины.
Все решения и комментарии сохраняются в журнале действий. После завершения всех этапов документ получает статус «Согласовано» или «Отклонено».
Менеджер по продажам создаёт сделку в CRM и запускает согласование коммерческого предложения по шаблону «Сделка до 1 млн руб.». В маршрут входят руководитель отдела продаж, финансовый контролёр и директор. На каждом этапе установлен тип голосования «Все», поэтому требуется одобрение каждого участника.
Руководитель отдела продаж открывает карточку сделки, видит блок согласования, одобряет этап и оставляет комментарий. После этого система автоматически направляет уведомление финансовому контролёру. Он также принимает решение, после чего согласование переходит к директору.
Если один из участников отклоняет документ и указывает причину, процесс останавливается, а инициатор видит комментарий и причину отказа в карточке сделки.
Другой менеджер может открыть карточку сделки и самостоятельно увидеть, на каком этапе находится согласование. Все данные доступны в одном окне, без звонков, дополнительных запросов и ручного сбора информации.
Стоимость модуля —2700 белорусских рублей
В эту сумму входят:
- Готовый модуль согласования документов и сделок с запуском процессов непосредственно из Bitrix24.
- Матрица маршрутов согласования — возможность создавать разные шаблоны, этапы, роли участников и правила прохождения.
- Гибкая логика голосования — согласование всеми участниками этапа или достаточным количеством выбранных сотрудников.
- Контроль всего процесса в одной карточке — текущий этап, участники, принятые решения, комментарии и полная история согласования.
- Настройка прав доступа и уведомлений для инициаторов, согласующих и ответственных сотрудников.
Базовый контур системы согласований можно запустить за 1–2 недели при наличии:
- утверждённых маршрутов согласования документов и сделок;
- списка участников и их ролей в процессах;
- согласованных типов голосования по каждому этапу;
- регламента запуска и прохождения согласований.
В базовый запуск входят настройка матрицы шаблонов, создание ролей сотрудников, настройка прав доступа, интеграция с карточками CRM и настройка уведомлений участников.
