Модуль предназначен для организации согласования договоров, счетов, спецификаций и внутренних заявок в коробочной версии Битрикс24. Сотрудники запускают согласование прямо из карточки сделки или смарт-процесса, а система направляет документ по заданному маршруту, уведомляет участников и сохраняет историю решений.
Согласование проходит в едином рабочем пространстве: инициатор видит текущий статус документа, согласующие получают файлы и комментарии, а администратор управляет маршрутами и составом участников через веб-интерфейс.
- По какому маршруту необходимо согласовать конкретный документ?
- Кто должен проверить документ и в какой последовательности?
- Кто является непосредственным руководителем инициатора и должен первым принять решение?
- Достаточно ли одобрения одного специалиста или требуется согласие всех участников этапа?
- На каком этапе находится документ и кто сейчас отвечает за решение?
- Какие замечания необходимо исправить инициатору?
- Нужно ли после исправлений проходить весь маршрут заново или можно вернуться к автору замечания?
- Как передать задание другому сотруднику?
- Где найти актуальные файлы, сопроводительный комментарий и историю согласования?
- Кто, когда и по какой причине согласовал, отклонил или вернул документ на доработку?
- Как автоматически перевести документ на нужную стадию CRM после завершения согласования?
Администратор или другой уполномоченный сотрудник открывает Матрицу согласований и создает маршрут для определенного вида документов: договоров, счетов, дополнительных соглашений или внутренних заявок. Маршрут привязывается к сделкам или нужным смарт-процессам. В карточке CRM пользователю доступны только подходящие маршруты.
В маршруте задаются этапы и роли участников. При необходимости используется системная роль «Руководитель инициатора»: конкретный сотрудник определяется по организационной структуре при запуске процесса.
Для каждого этапа выбирается правило принятия решения: «Один из» — достаточно одобрения любого одного участника, или «Все» — требуется согласие каждого участника этапа. Также устанавливается режим возврата после доработки: «С начала» или «Продолжить».
Настраиваются права на запуск маршрутов и администрирование ролей, а также целевая стадия CRM после успешного завершения.
Инициатор открывает карточку сделки или элемента смарт-процесса и нажимает «Отправить на согласование». В боковой панели выбирает маршрут из каталога активных маршрутов и проверяет предварительный просмотр цепочки: этапы, роли и определенного системой руководителя.
Перед запуском инициатор добавляет обязательный сопроводительный комментарий, поясняющий суть запроса и необходимые детали. После запуска система направляет задание участникам первого этапа и отправляет персональные уведомления.
Согласующий открывает задание, изучает комментарий инициатора, переходит в карточку CRM или скачивает прикрепленные файлы. В задании доступны четыре действия: «Согласовать», «На доработку», «Отклонить» и «Делегировать».
Действие «Согласовать» фиксирует одобрение. Переход на следующий этап происходит после выполнения установленного правила голосования. Действие «На доработку» возвращает документ инициатору с обязательным описанием замечаний. Действие «Отклонить» завершает согласование отказом с обязательным указанием причины. Действие «Делегировать» передает текущее задание другому сотруднику.
При возврате на доработку инициатор получает уведомление, изучает замечания и вносит исправления. Если для маршрута выбран режим «С начала», документ повторно проходит цепочку с первого этапа. Если выбран режим «Продолжить», документ возвращается к специалисту, направившему его на доработку, минуя ранее согласованные этапы.
На протяжении процесса в карточке CRM отображаются статус, текущий этап, ответственные и история действий. После одобрения на всех этапах система устанавливает статус «Согласовано» и переводит документ на настроенную целевую стадию CRM. Далее могут запускаться стандартные роботы: например, постановка задачи на подписание или подготовка следующих документов.
Менеджер подготавливает договор с клиентом и прикрепляет его к карточке сделки. Затем нажимает «Отправить на согласование», выбирает маршрут «Договор с клиентом» и добавляет комментарий с условиями, на которые необходимо обратить внимание.
В предварительном просмотре отображается цепочка: руководитель инициатора, юридический отдел и финансовый директор. Непосредственный руководитель определяется автоматически по организационной структуре компании.
Руководитель одобряет документ, после чего задание поступает юристам. Для юридического этапа установлено правило «Один из», поэтому достаточно решения одного специалиста из группы.
Юрист открывает договор из задания, обнаруживает неточность в условиях ответственности и выбирает «На доработку». В обязательном комментарии указывает, какой пункт необходимо исправить. Менеджер получает уведомление, корректирует документ и повторно направляет его на проверку.
Для маршрута выбран режим «Продолжить», поэтому договор возвращается непосредственно юристу, оставившему замечание. Руководителю менеджера не требуется повторно согласовывать документ.
После одобрения юристом договор поступает финансовому директору. Когда он подтверждает согласование, процесс завершается, а сделка переходит на настроенную стадию. Если на этой стадии предусмотрен робот постановки задачи на подписание, он запускает следующий шаг работы.
На всем протяжении процесса менеджер видит ход согласования в карточке сделки. В истории сохраняются решения участников, комментарий юриста и сведения о повторной проверке.
Срок внедрения определяется после уточнения требований. Он зависит от количества маршрутов, структуры ролей, используемых сущностей CRM и необходимых автоматических действий. В исходном описании фиксированный срок запуска не указан.
Для подготовки базового контура необходимо согласовать:
- перечень документов и процессов, которые будут проходить согласование;
- сделки и смарт-процессы, к которым подключается модуль;
- маршруты, последовательность этапов и правила голосования;
- состав функциональных ролей и порядок определения руководителя инициатора;
- правила возврата документов после доработки;
- список пользователей и их права доступа;
- поля CRM, в которых хранятся согласуемые файлы;
- целевые стадии и действия после завершения согласования.
В состав базового запуска можно включить установку модуля в коробочную версию Битрикс24, настройку согласованных маршрутов и ролей, подключение запуска из карточек CRM, настройку заданий и уведомлений, виджета «Ход согласования» и истории действий, а также проверку сценариев одобрения, доработки, отклонения и делегирования. Окончательный состав работ фиксируется перед внедрением.
