Единая система управления сменами и расчёта оплаты в Битрикс24 помогает руководителям планировать график, контролировать фактическое рабочее время и автоматически рассчитывать заработную плату сотрудников.
В едином разделе «График смен» хранится актуальная информация по каждому сотруднику: запланированные и фактически отработанные часы, переработки, работа в разных подразделениях, выручка и премии.
Вместо Excel-файлов, табелей и разрозненных данных руководители видят полную картину по команде, избегают двойных назначений, контролируют выход сотрудников по IP-адресам и получают готовый расчёт оплаты без ручной сверки данных.
В Битрикс24 создана единая система управления сменами и расчёта оплаты сотрудников. В ней объединены графики работы, фактическое рабочее время, данные по подразделениям, выручка, премии и итоговые начисления.
Руководитель может планировать смены, контролировать присутствие сотрудников, отслеживать переработки и получать готовый расчёт оплаты без ручного сопоставления нескольких таблиц.
Система особенно полезна для компаний, где сотрудники работают посменно и могут выходить в разные подразделения или торговые точки.
С помощью единого графика и расчётного модуля можно быстро получить ответы на ключевые вопросы:
- Кто и в какие дни должен выйти на работу?
- Во сколько начинается и заканчивается смена конкретного сотрудника?
- Сколько часов сотрудник фактически отработал?
- Есть ли переработка или недоработка относительно графика?
- Не назначен ли сотрудник одновременно в нескольких подразделениях?
- Из какого подразделения или точки сотрудник начал работу?
- Какая ставка применяется для конкретной должности?
- Какую выручку показал сотрудник за смену?
- Какую итоговую сумму необходимо начислить сотруднику за расчётный период?
- Единый график работы: руководитель видит расписание всей команды в одном календаре и может планировать смены сразу по нескольким подразделениям или торговым точкам.
- Контроль пересечений: система предупреждает, если сотрудник уже назначен на смену в другом подразделении в то же время.
- План и факт в одном месте: по каждому сотруднику отображаются запланированные смены, плановые часы и фактически отработанное время.
- Контроль переработок и недоработок: система автоматически определяет отклонение фактического времени от установленного графика.
- Контроль начала и окончания смены: плановое время сопоставляется с фактическим входом и выходом сотрудника.
- Контроль места выхода на работу: разрешённые IP-адреса подразделений позволяют проверить, из какой точки сотрудник начал или завершил рабочий день.
- Учёт отсутствий: отпуска, выходные и другие периоды отсутствия отражаются в общем графике и учитываются при планировании.
- Автоматизация премирования: премии рассчитываются на основании выручки и заранее настроенных условий.
- Прозрачный расчёт оплаты: в расчётном листе видно, из чего складывается итоговая сумма: ставка, фактически отработанные часы, переработка, премии и другие начисления.
- Снижение ручной работы: график, табель, выручка, премии и расчёты находятся в одной системе вместо нескольких Excel-файлов и отдельных таблиц.
- В системе создаются подразделения или физические точки, для которых необходимо составлять график.
- Для каждого подразделения задаётся обозначение и указываются разрешённые IP-адреса рабочих сетей.
- Создаётся справочник должностей, в котором настраиваются базовые ставки, оплата праздничных дней, переработок и дополнительные коэффициенты.
- Настраиваются стандартные варианты смен и правила планирования рабочего времени.
- Руководитель открывает календарь на нужный месяц и распределяет смены между сотрудниками.
- В календаре отображаются рабочие смены, выходные, отпуска, занятость и другие ограничения.
- Если сотрудник уже назначен на работу в другом подразделении в тот же период, система показывает пересечение непосредственно при планировании.
- После фактического выхода сотрудника данные рабочего времени сопоставляются с запланированной сменой.
- Система определяет фактическое начало и окончание рабочего дня, а также общее количество отработанных часов.
- При отличии фактического времени от планового автоматически рассчитывается переработка или недоработка.
- По результатам работы в систему подтягиваются показатели выручки и применяются соответствующие правила премирования.
- В конце расчётного периода формируется итоговый расчёт по сотруднику: часы, ставка, переработки, премии и сумма к оплате.
Сотруднику на 1 сентября запланирована смена с 13:00 до 21:00. При открытии смены руководитель видит, что в этот же день сотрудник также назначен на работу в других подразделениях. Система показывает пересечение непосредственно в графике, поэтому ошибку можно обнаружить ещё на этапе планирования.
По факту сотрудник начал работу в 06:50, а завершил в 21:26. Вместо плановых 8 часов система фиксирует более продолжительный рабочий день и автоматически показывает переработку продолжительностью 6 часов 36 минут.
Одновременно сохраняется информация о точке входа и выхода. Если сотрудник отметился из сети, которая не относится к разрешённым IP-адресам подразделения, это также отображается для руководителя.
В результате руководитель получает готовый расчёт по сотруднику без необходимости вручную сопоставлять график, табель рабочего времени, выручку и отдельные таблицы с премиями.
Решение особенно полезно компаниям, где сотрудники работают посменно и могут перемещаться между несколькими подразделениями или физическими точками.
- Розничным сетям и магазинам.
- Салонам красоты и сервисным компаниям.
- Медицинским центрам.
- Ресторанам, кафе и другим предприятиям общественного питания.
- Компаниям с территориально распределёнными подразделениями.
- Организациям, где важно контролировать график, фактическое присутствие и оплату за реально отработанное время.
Базовый контур системы управления сменами и расчёта оплаты может быть запущен ориентировочно в течение 1–2 недель при наличии:
- перечня сотрудников, должностей и подразделений;
- действующих вариантов смен и правил планирования;
- ставок оплаты по должностям;
- правил расчёта переработок, праздничных часов и дополнительных коэффициентов;
- условий начисления премий;
- данных по выручке, используемых для премирования;
- перечня IP-адресов рабочих точек;
- согласованного порядка учёта отпусков, выходных и других отсутствий.
В базовый запуск входят настройка графика смен, справочников подразделений и должностей, вариантов рабочего времени, контроля пересечений между точками, сопоставления планового и фактического времени, учёта переработок и недоработок, контроля входа по IP-адресам, расчёта оплаты и премий, а также формирования итоговых расчётных данных по каждому сотруднику.
При необходимости система может развиваться поэтапно: сначала запускается планирование и контроль смен, а затем подключаются более сложные правила расчёта заработной платы, премирования и аналитики.
