В любой компании, где ведется активная работа с контрагентами, процесс согласования договоров — один из самых критичных и время затратных этапов. Прежде чем документ будет подписан, он должен пройти определенный маршрут: юридическую проверку, финансовый контроль, оценку рисков и финальное утверждение.
На каждом из этих этапов в согласовании могут участвовать как конкретные сотрудники (например, коммерческий директор), так и целые подразделения (бухгалтерия или служба безопасности). Обычно для автоматизации такого движения документов в Битрикс24 используют штатный инструмент — бизнес-процессы (БП). Безусловно, это мощный функционал, в котором прописываются этапы, участники и условия передачи документа. Но на практике, при активном масштабировании бизнеса, компании сталкиваются с его главным недостатком — жесткостью и сложностью поддержки, а также другими проблемами:
Зависимость от интеграторов при любых изменениях в структуре согласования.
Если в алгоритме БП на портале жестко прописаны этапы и роли, то любое организационное изменение превращается в проблему. Уволился сотрудник, ответственный ушел в отпуск, изменилась структура отдела или появился новый тип договора с нестандартным маршрутом — всё это приводит к сбою в цепочке согласования. Чтобы просто заменить одного согласующего на другого, бизнесу приходится каждый раз составлять ТЗ и обращаться за помощью к интеграторам или штатному программисту.
Перегруженность и не читаемость схем бизнес-процессов.
Договоры бывают абсолютно разными: они отличаются по суммам, направлениям (IT, маркетинг, логистика, АХО), типам контрагентов и нашей роли в сделке (заказчик/исполнитель). Попытка уместить все эти условия, ветвления и исключения в единую схему штатного бизнес-процесса практически невозможна. Алгоритм становится громоздким, сложным в отладке, а малейшая ошибка в настройке логики может застопорить работу всего отдела.
Отсутствие гибкости.
Из-за того, что маршруты зафиксированы заранее, документы часто идут по избыточному кругу согласования. Например, рядовой договор может неделями лежать и ждать формальной подписи генерального директора, хотя для конкретной сделки было бы вполне достаточно одобрения его заместителя или линейного руководителя. Стандартный функционал не позволяет менеджерам гибко варьировать маршрут под конкретную ситуацию «на лету» без изменения глобальных настроек портала.
Наше решение — кастомный модуль «Матрицы согласований», для создания и настройки шаблонов согласования, который переносит управление маршрутами из сложного редактора БП в удобный пользовательский интерфейс. Теперь руководители отделов или делопроизводители могут сами, в пару кликов, создавать, менять и применять любые маршруты согласования без написания кода и привлечения программистов.
Главная цель: разработать и внедрить в Битрикс24 интуитивно понятный визуальный конструктор маршрутов согласования, который позволит ответственным сотрудникам (руководителям, юристам, делопроизводителям) полностью самостоятельно управлять процессом документооборота.
Главный ориентир — Максимально упростить и ускорить процесс согласования документов в компании.
Задачи, которые решил наш модуль:
- Создать визуально понятный интерфейс для сборки маршрутов согласования.
- Реализовать возможность сохранения маршрутов в виде готовых шаблонов под разные типы договоров и направления деятельности.
- Обеспечить вариативность логики согласования (последовательное, параллельное, голосование группы).
- 4. Добавить возможность запуска «произвольного» маршрута для нестандартных (разовых) документов прямо из карточки договора.
На портале мы добавили отдельную вкладку «Матрицы согласований» - рабочее пространство для настройки шаблонов согласования, которое разделено на две основные части: создание и хранение готовых шаблонов. Логика работы интуитивно понятна и разбита на простые шаги:
*Важно! Названия разделов, варианты значений в полях и т.д., используемые в статье приведены в качестве примера, и могут быть изменены под требования конкретного клиента.
Для создания нового маршрута сотруднику достаточно нажать кнопку «+ Создать» и заполнить базовые условия применения шаблона:
- Название шаблона (например, «Поставка (Стандарт)» или «Крупная сделка / IT»).
- Наша роль в договоре: выбор из списка (Мы — Заказчик / Мы — Исполнитель / Любая).
- Направления (мультивыбор): IT / Разработка, АХО, Маркетинг, Юридический, Логистика и т.д. Это позволяет классифицировать шаблоны и предлагать пользователю только подходящие варианты.
В правой части экрана находится визуальный конструктор маршрута. Пользователь нажимает кнопку «+ Добавить этап» и в появившемся окне настраивает логику:
- Задает Название этапа (например, «Руководитель», «Юристы», «Бухгалтерия»).
- Выбирает Тип голосования, который определяет механику прохождения этапа:
- последовательно (по очереди) — документ переходит от одного сотрудника к другому строго по цепочке.
- группа (нужны все) — параллельное согласование, где этап считается пройденным только когда каждый участник группы нажмет «Согласовано».
- группа (достаточно одного) — документ направляется нескольким сотрудникам, но для перехода на следующий этап достаточно визы хотя бы одного из них (отличное решение для взаимозаменяемых заместителей).
После создания этапа к нему добавляются конкретные сотрудники. Через удобное всплывающее окно со списком персонала (с указанием должностей) ответственный выбирает нужных людей, нажимая на иконку «+». Созданный шаблон сохраняется и моментально становится доступен для работы.
Выбор сотрудников
Новая роль в маршруте
В разделе реестра договоров при создании или редактировании карточки документа пользователю доступен блок «Маршрут».
Сотрудник может просто выбрать нужный шаблон из выпадающего списка — система сама подтянет нужные этапы и участников.
А также создать произвольный маршрут согласования для конкретного договора. Режим "On-the-fly": если договор уникален, можно не выбирать шаблон, а прямо в карточке договора нажать «Добавить этап» и собрать разовый, произвольный маршрут специально для этого документа.
Процесс добавления индивидуального маршрута схож с созданием шаблона. Сотрудник нажимает на кнопку «Добавить этап».
После чего задать название этапа и выбрать тип согласования, затем нажать на кнопку «Добавить».
Поле добавления маршрута необходимо указать сотрудников, которые будут участвовать в процессе согласования. Далее сотрудник может добавить дополнительные этапы маршрута согласования, либо запустить процесс согласования.
- No-Code подход для пользователей. Управление бизнес-логикой передано от программистов к менеджерам. Изменение маршрута при увольнении директора или смене юриста занимает ровно 10 секунд.
- Гибридная логика этапов. Возможность комбинировать в одном документе разные типы голосования. Например: сначала документ параллельно смотрят 3 юриста (кто первый освободился, тот и согласовал — тип "Группа-любой"), а затем он уходит на последовательное утверждение финансовому директору и генеральному директору.
- Умная фильтрация шаблонов. Благодаря привязке к «Роли» и «Направлению», менеджеру по закупкам АХО не будут мешать шаблоны, предназначенные для IT-отдела или логистики.
- Свободный маршрут (Ad-hoc). Уникальная фича, позволяющая согласовать специфичный документ «на лету», не засоряя систему созданием одноразовых шаблонов в настройках.
Внедрение кастомного модуля согласования в Битрикс24 кардинально меняет культуру работы с документами в компании:
- Сокращение времени согласования: документы больше не ждут в очереди к генеральному директору, если по шаблону достаточно согласования его заместителя. Параллельное согласование исключает эффект «бутылочного горлышка».
- Снижение затрат на техподдержку: компании больше не нужно оплачивать часы работы сторонних интеграторов или отвлекать штатных IT-специалистов для корректировки стандартных бизнес-процессов.
- Прозрачность и контроль: инициатор договора всегда видит, на каком этапе и у какого конкретно сотрудника сейчас находится документ.
- Исключение человеческого фактора: готовые шаблоны не дают сотруднику «забыть» отправить договор на проверку в службу безопасности или бухгалтерию — система проведет документ строго по утвержденному регламенту.
Итог: Мы создали инструмент, который устраняет узкие места в бюрократических процессах. Это решение идеально подходит для компаний с динамичной структурой, большим потоком договоров и потребностью в гибком управлении.
