Внутренние обращения сотрудников часто оформляются через разные разделы Битрикс24, почту, мессенджеры или бумажные документы. Единое окно заявок объединяет все процессы в одном интерфейсе: сотрудник быстро выбирает нужную услугу, заполняет форму, прикрепляет документы и отслеживает статус обращения онлайн.
В Битрикс24 создано специализированное рабочее место для сотрудников и внутренних подразделений — единый раздел «Заявки».
В нем собраны категории внутренних обращений, текущие статусы, ответственные сотрудники, история согласований, комментарии и необходимые документы.
Теперь сотрудник может самостоятельно оформить заявку, прикрепить файлы и отслеживать результат в одном окне.
С помощью единого окна можно быстро получить ответы на ключевые вопросы:
- Куда направить заявку по конкретному вопросу?
- Какие данные и документы необходимо предоставить?
- На каком этапе находится обращение?
- Кто отвечает за его обработку?
- Нужно ли внести изменения или дополнить заявку?
- Когда процесс будет завершен?
- Где скачать итоговые документы?
- Единая точка входа: все внутренние процессы доступны через общий каталог в Битрикс24.
- Снижение нагрузки на бэк-офис: ответственные подразделения получают структурированные заявки с необходимыми данными и файлами.
- Прозрачность обработки: сотрудник видит текущий статус, ответственного и историю движения обращения.
- Сокращение времени на коммуникации: больше не нужно уточнять статус заявки по телефону, электронной почте или в мессенджерах.
- Разграничение доступа: категории и процессы доступны только определенным отделам или группам сотрудников.
- Автоматические уведомления: система сообщает об изменении статуса или возврате заявки на доработку.
- Сотрудник открывает раздел «Заявки» и выбирает нужную категорию.
- Переходит к конкретному процессу, например «Кадровое оформление» → «Увольнение бэк-офис».
- Заполняет унифицированную форму, добавляет комментарий и прикрепляет документы.
- После отправки заявка появляется в разделе «Мои заявки».
- Сотрудник отслеживает статус обращения и получает уведомления об изменениях.
- После завершения процесса итоговые документы становятся доступны в карточке заявки.
Сотруднику необходимо оформить увольнение работника. Он открывает раздел «Заявки», выбирает процесс «Увольнение бэк-офис», заполняет форму и прикрепляет необходимые документы.
Заявка автоматически направляется ответственным сотрудникам. Автор обращения видит этап согласования, получает уведомления и может внести исправления, если заявка возвращена на доработку.
После завершения процесса итоговые документы становятся доступны в системе.
Базовый модуль единого окна заявок может быть запущен в течение 2–3 недель при наличии:
- списка внутренних процессов
- описанных маршрутов согласования
- перечня ответственных подразделений и сотрудников
- подготовленных форм заявок
В базовый запуск входят настройка раздела «Заявки», создание категорий и форм, подключение маршрутов согласования, настройка статусов, уведомлений и прав доступа, а также проверка процессов и подготовка сотрудников к использованию.
