Важно! Система является адаптивной, приведённые в статье примеры настраиваются индивидуально под внутренние регламенты и бизнес-процессы компании. Мы гибко конфигурируем поля, категории, роли участников и маршруты согласования с учётом специфики деятельности клиента.
- структурировать процесс создания документов
- автоматизировать процесс создания и согласования документов
- разграничить роли и зоны ответственности
- обеспечить централизованное хранение финальных версий
Важно было не просто «добавить автоматизацию», а создать отдельную, понятную цифровую среду, в которой сотрудники работают по единым правилам.
Мы реализовали полноценное пространство для работы с документами на базе смарт-процесса в Битрикс24, включающее 3 ключевых раздела:
- Заявка на согласование договора: Используется для подготовки новых договоров и сопутствующих документов.
- Задание на создание документа: Позволяет запустить процесс согласования уже подготовленного документа.
- Реестр договор: Единая точка хранения утверждённых версий с удобной навигацией и быстрым доступом.
Документооборот организован в виде отдельного рабочего пространства, которое включает в себя информативные уведомления для всех участников работы с документами, создание новых документов, согласование уже готовых, хранение финальных версий в реестре документов, а также отдельных папках, привязанных к каждому конкретному документу.
- Создание документа
Процесс создания нового документа запускается в разделе «Задание на создание документа». Для создания нового документа инициатору необходимо создать новый элемент раздела, в котором он заполняется ключевые поля, такие как:
- Исполнитель
- Контрагент/компания
- Подробное описание для исполнителя
- Дополнительные документы
*Перечисленные поля приведены в качестве примера, список полей составляется индивидуально
После заполнения полей и создания нового элемента раздела, исполнителю автоматически поступает задание на создание документа, инициатор добавляется наблюдателем. Участникам процесса приходят уведомления. Пример уведомления:
В уведомлении доступен быстрый переход к заданию процесса, ссылки на карточку контрагента, объект.
В задании для исполнителя мы реализовали кастомную карточку, с набором дополнительных полей: кнопки для быстрого перехода в карточку элемента, карточку контрагента, папка с файлами и др., подробным описанием, историей, в которой отображается и сохраняется весь циклы действий по созданию документа, полей для записи пояснений.
Пример задания на создание нового документа:
После завершения задания исполнителем, инициатору приходит задание на утверждение документа, инициатор в свою очередь может одобрить документ или отправить его обратно на доработку сотруднику, указав при этом пояснение с причиной отказа, либо полностью отклонить процесс создания нового документа.
По итогам утверждения и завершения процесса финальная версия документа закрепляется в соответствующем поле, в карточке элемента раздела Задание на создание документа, в отдельную папку на диске (переход в папку осуществляется через карточку элемента, для этого в ней реализована кастомная кнопка), а также в реестре документов.
- Процесс согласования документов
Если документ уже готов и требуется только согласование — используется раздел «Заявка на согласование договора». Процесс согласования схож с созданием документа, но имеет свои отличия.
Для согласования документа сотруднику необходимо создать новый элемент раздела Заявка на согласование договора, заполнить все необходимые поля и информацией о документе, связанной компании. Интересным решением, в данном решении является пользовательское поле Тип соглашения, в котором сотрудник выбирает вид документа и его категорию в случае, если у контрагента уже есть основной договор, и необходимо согласовать дополнительное соглашение, сотрудник выбирает одноимённый тип документа, а система автоматические предлагает связать доп. соглашение с основным договором контрагента.
Пример карточки согласования документа:
После создания карточки запускается процесс с заданием на согласование документа. Мы реализовали гибкую настройку отделов и сотрудников, участвующих в согласовании документа (например, бухгалтерия, юридический отдел и руководитель). Благодаря этому маршрут согласования легко подстраивается под вашу организационную структуру и внутренние регламенты.
Документ проходит весь цикл согласования, последовательно по каждому отделу, а у сторон принимающих решение также есть возможность отправить документ обратно на доработку.
Ещё одним интересным решением является возможность добавить новых участников в процесс согласования документа прямо из карточки задания на согласование.
Пример карточки согласования:
В карточке согласования следующая информация: на каком этапе в данный момент проходит согласование, подробная история со всеми этапами согласования, кнопки для быстрого перехода в папку для хранения файлов, карточка контрагента, элемент и др, текущий статус и активность.
После согласования документа итоговая версия также сохраняется в карточку элемента, отдельную папку и реестр договоров.
- Реестр договоров
Финальные версии документов централизованно сохраняются в реестре:
- хранится только актуальная версия
- доступна история изменений
- удобная навигация по папкам
- быстрый переход к связанным материалам
- прозрачный статус по каждому договору
Благодаря реализованному функционалу поиск документов стал максимально быстрым и удобным.
- Кастомный, информативный интерфейс карточек
- Единое цифровое пространство для всей договорной работы
- Полная история изменений и действий
- Автоматическая постановка задач
- Прозрачные статусы и контроль этапов
- Централизованное хранение документов
- Гибкость настройки под бизнес-процессы компании
- Масштабируемость
После внедрения нашего решения:
- процесс стал полностью прозрачным
- снизилось количество ошибок и потерянных документов
- ускорилось согласование
- руководители получили контроль над этапами
- сотрудники работают по понятному алгоритму
Фактически мы создали не просто раздел для хранения файлов, а управляемую цифровую экосистему договорной работы, которая снижает операционные риски и повышает эффективность сотрудников.
Документооборот — это зона повышенных рисков для бизнеса. Хаос в договорах = финансовые и юридические риски. Мы выстроили систему, в которой:
- каждый этап контролируется
- каждая версия фиксируется
- каждый участник понимает свою роль
- каждый документ хранится в правильном месте
И самое главное — решение легко адаптируется под любую структуру компании.
В результате внедрения нашей системы работы с документами компания получила единое и понятное пространство для всей договорной работы: от постановки задачи на подготовку документа и запуска согласования — до утверждения и сохранения итоговой версии в реестре.
Процесс стал прозрачным и управляемым за счёт статусов, уведомлений, ролей и фиксации истории действий, а документы — доступными и структурированными в одном месте. Это повышает дисциплину исполнения, ускоряет согласования, снижает количество ошибок и упрощает контроль для руководителей и удобную ежедневную работу для сотрудников.
